Comunicación en el lugar de trabajo: una hoja de trucos para el TDAH

Corra la voz: las habilidades de comunicación efectiva son fundamentales en cualquier carrera. Independientemente de la industria o la función laboral, saber cómo transmitir su mensaje lo ayudará a obtener el resultado que desea.

Desde escribir correos electrónicos hasta organizar reuniones, perfeccione la eficacia comunicación en el lugar de trabajo con estos consejos.

Cómo comunicarse de manera efectiva en el trabajo

1. ¿Cuál es tu mensaje?

• Antes de discutir o reunirse, piense. ¿Quién es tu audiencia? ¿Qué quieres que se lleve tu audiencia? ¿Quieres actualizar a tu audiencia sobre el estado de un proyecto? ¿Necesita notificarles de un cambio o un problema?
• Identificar una llamada a la acción. Desea que su audiencia haga algo con la información que ha proporcionado. De lo contrario, ¿por qué te estás comunicando? Entre los ejemplos de palabras y frases de llamado a la acción se incluyen los siguientes: revisión; proporcione entrada; aprobar; Toma una decision; plan; y crear
• ¿Qué necesita saber su audiencia para actuar en su llamado a la acción?
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  Si es culpable de diarrea verbal, planee, refine y ensaye su mensaje. Evita repetir información que tu audiencia ya conoce.
• ¿Cuál es la mejor manera de comunicar su mensaje? ¿Una reunión? ¿Un correo electrónico? ¿Una llamada telefónica rápida?

2. Entregar el mensaje

Consejos para escribir correos electrónicos

La claridad y la brevedad son claves para los correos electrónicos efectivos. En esta era de sobrecarga de información, la gente no buscará su mensaje.

• Escriba una línea de asunto clara que incluya lo siguiente:
  • el tema
  • [LLAMADO A LA ACCIÓN], si lo hay
  • plazo, si lo hubiere
  • Aquí hay una línea de asunto de muestra: [DECISIÓN REQUERIDA] Decisión del proveedor del proyecto ABC antes del 1 de noviembre. 16, 2 p. m. (hora del Este)
• Disponga sucintamente la información en el cuerpo del correo electrónico.
  • Comience con la llamada a la acción. Escribir, "Te envío esto porque necesitamos tomar una decisión sobre [x] para [tiempo]”.
  • Solo proporciona información relevante. No más de cinco oraciones es la regla general. Por supuesto, la duración dependerá del tema.
• Haz que tu correo electrónico sea escaneable.
  • Suponga que los lectores hojearán su mensaje. Las viñetas ayudan a guiar al lector y fomentan la brevedad de su parte.
  • Usa subtítulos para agrupar información.
  • Resalte, negrita y/o subraye el texto esencial.
  • Utilice el espaciado para dividir bloques de texto.
  • Cuando corresponda, proporcione opciones y próximos pasos en forma numerada.

3. Ejecute reuniones efectivas

• Crear y seleccionar las mejores condiciones para promover el enfoque.
  • Elimina todo lo posible distracciones. Evite reunirse en un café concurrido o incluso en un rincón concurrido de la oficina, por ejemplo, si los ruidos lo distraen.
  • Planee reunirse cuando esté tranquilo y alerta. No se reúnan durante la parte más estresante de su día o cuando esté cansado y perdiendo el enfoque.
• Preparar una agenda cronometrada para mantener la reunión en el buen camino y seguir adelante.
  • Incluya antecedentes relevantes y útiles en su agenda. Lleve los documentos de respaldo si es necesario. Copie a los asistentes en la información si se trata de una reunión grande.
• Planea tomar notas.
  • Grabe la sesión para una fácil referencia. Puede crear una transcripción a partir del archivo de audio, aunque muchas herramientas hoy en día permiten la generación de transcripciones en tiempo real mientras se realiza una grabación.

[Leer: Cómo llevarse bien con los grupos de trabajo]

• Dirija la reunión con la llamada a la acción y el "por qué".
  • Venga preparado con una lista de posibles soluciones para lograr la llamada a la acción.
• Plan para preguntas y objeciones.
  • Espere preocupaciones. Piense proactivamente en las resoluciones. Considere extraer más datos, proporcionando un proyecto actualizado plazos, abordar las medidas adoptadas para evitar problemas, etc.
  • Ser curioso sobre las perspectivas y motivaciones de los demás. Escucha sus palabras; no use su tiempo de palabra para pensar en una respuesta. Pídele al orador que comparta ejemplos específicos si los necesitas.
  • Date tiempo para responder a las preguntas difíciles. Si te cuesta expresar tus pensamientos en el momento, di: "Ese es un buen punto. ¿Puedo tener algo de tiempo para pensar en esto y volver a llamarte? Hacer una pausa está bien; es mucho mejor que dejar escapar una respuesta y le muestra a la otra persona que te importa lo suficiente como para desarrollar una respuesta completa.
  • Paráfrasis para mostrarle a la otra persona que entiendes lo que está diciendo. Decir, “Lo que entiendo de lo que dijiste es [x]. ¿Es eso correcto?"
• Planifica cómo lidiarás con las emociones negativas.
  • Use scripts para pausar la acción. Decir, "Necesito un momento. ¿Podemos tomar un descanso de 5 minutos para que podamos recuperarnos?”
  • Practica ejercicios de respiración sencillos. Incluso tomar algunas respiraciones profundas es suficiente para traer calma.
  • Mantenga una lista de afirmaciones positivas para decirte a ti mismo en el momento. Decir, “Me enfoco en las soluciones más que en los problemas”. y “Tengo el control de mis emociones. Elijo responder con gracia”.
• Registrar decisiones y resultados. Repita los próximos pasos, responsabilidades, plazos y otra información importante que surgió de su reunión.

Comunicación en el lugar de trabajo con TDAH: próximos pasos

• Descarga gratis: 10 reglas para una productividad laboral a prueba de TDAH
• Leer: Donde se encuentran el enfoque, la fatiga y la inquietud
• Blog: “¿Compartí en exceso al decirles a mis nuevos compañeros de trabajo que habitualmente comparto en exceso?”

El contenido de este artículo se derivó, en parte, del seminario web ADDitude ADHD Experts titulado, “GTD en el trabajo con TDAH: cómo establecer expectativas, cumplir con los plazos y aumentar la productividad” [Video Replay & Podcast #431] con Linda Walker, PCC, que se transmitió el 15 de noviembre de 2022.

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