Cómo domar una oficina desordenada

Es importante que cada uno se dé cuenta de que la organización es un proceso, y realmente nunca se "hace". Puede crear un sistema que funcione para usted ahora, pero puedo garantizarle que el sistema tendrá que modificarse periódicamente para continuar funcionando.

Además, es fundamental que hablen entre sí y acuerden cómo debería ser la oficina: su definición de organizado es indudablemente diferente de la suya. También cree ‘descripciones de trabajo’: comprométanse mutuamente cómo trabajarán para lograr y mantener la oficina organizada. "Archivaré por usted si coloca todo lo que debe archivarse en un solo lugar" "Mantendré esta área despejada si mantiene esa área despejada"

Si bien es posible que no comprenda su trabajo lo suficientemente bien como para organizar sus piezas y piezas tecnológicas, puede crear un sistema de archivo para sus libros y documentos. Dependiendo de la cantidad de libros que tenga, una opción puede ser codificar por color los libros y las estanterías.

Clasifique los libros por tema y asigne un color a la categoría. Compre pequeños puntos de colores en cualquier tienda de suministros de oficina, coloque el punto en el lomo del libro y coloque el mismo punto de color en el estante apropiado de la estantería. Entonces es simplemente una cuestión de colores coincidentes para que los libros estén en el estante correcto. Por ejemplo, todos los libros XXX tendrían un punto azul y estarían en el estante azul de la estantería.

El uso de este sistema no solo hace que sea fácil guardar los libros que posee actualmente, sino que también le dice dónde colocar los libros nuevos que compra. Asegúrese de crear y publicar una leyenda para saber qué color es igual a qué categoría y no tiene que recordar.

Para sus documentos de oficina, comience con dos categorías simples, Acción y Referencia. Cree un área para la Referencia a archivar: una bandeja, un contenedor, una caja, la tapa de una caja, una cesta, etc. para que pueda dejar esos papeles que necesitan ser archivados en ese contenedor y usted puede archivarlos por él. Probablemente tendrá que trabajar juntos al principio para crear los archivos de referencia, especialmente si no comprende su trabajo. Asegúrese de comenzar con categorías amplias como nombres de archivo, pero manténgase alejado de Varios, Referencia, etc.

Recuerde también crear las categorías en función de cómo se utilizará la información y no de dónde proviene. Los nombres de archivo como "correos electrónicos", "sitios web" y "artículos" son inútiles; no te dicen qué hay en el archivo, solo te dicen de dónde vino la información. Sus archivos de acción deben mantenerse cerca de él para que sean fácilmente accesibles mientras trabaja.

Si no tiene cajones en su escritorio donde pueda guardar los archivos, compre un pequeño gabinete que puede mantenerse cerca de su escritorio o conseguirle un clasificador de escritorio para que pueda mantener sus archivos actuales en su escritorio. Si sus proyectos no se prestan a archivos, puede ver un clasificador de literatura, que es una serie de "cubículos", en los que puede almacenar sus proyectos de forma cómoda y ordenada. Vienen en una variedad de tamaños y se pueden encontrar fácilmente en tiendas de suministros de oficina y catálogos.

Actualizado el 18 de junio de 2009