Estimado Entrenador Organizador: ¿Cómo puedo estar al tanto de todas estas pilas?

Q: "¿Cuál es la mejor manera de organizar documentos y facturas?" —Boston Mom

Q: “Necesitamos estrategias para organizar y procesar todo tipo de papel. Proyectos de ley, solicitudes de caridad, documentos de seguros, documentos financieros... " —Margo

Q: “Cada semana, una pila de papel y otros artículos de aproximadamente seis pulgadas de alto se acumulan en la mesa de mi cocina. Soy una madre ocupada de cuatro hijos con dos perros, estoy en la escuela de posgrado y enseño en un programa extracurricular un día a la semana. Tengo dos hijos (9 y 13) con TDAH y me diagnosticaron recientemente. Hago muchas cosas bien, como ordenar el correo en la papelera de reciclaje, pagar las facturas de inmediato y editar y regalar cosas. Mantengo un diario de viñetas, que es una herramienta increíble para mantener organizados los horarios de mí y de toda la familia. Entonces, sobre este montón... Si no lo guardo para el final de la semana, se mueve al piso de la sala de estar y desde allí, si no se guarda, generalmente termina en una bolsa metida en algún lugar cuando llega la compañía. Somos seis personas que viven en 1.600 metros cuadrados. pie casa que esta organizada, pero llena. He probado clasificadores, folios, cajas, cestas. Nada de esto ha funcionado para domar la pila. Es terrible necesitar encontrar algo y no saber dónde está. Tiene que haber una mejor manera."

—Bklynebeth

Q: "Necesito buenos sistemas para lidiar con (1) papeleo (2) listas de tareas y (3) un horario diario y semanal para mí y mis hijos". —SDTwinMom

---

Hola Boston Mom, Margo, Bklynebeth y SDTwinMom:

Ah, el papeleo temido. Simplemente no deja de acumularse, ¿verdad? Parece que necesita un chaleco salvavidas para evitar ahogarse. ¡Aférrate! Estoy aquí para rescatarte.

La clave para mantenerse al tanto del papeleo es crear sistemas fáciles y eficientes que funcionen para cerebros con trastorno por déficit de atención (ADHD o ADD). ¿Cómo sabes lo que funciona? Comience haciéndose las siguientes preguntas:

• ¿Soy un archivador o un piler?
• ¿Revelador o corrector?
• ¿Necesito ver cosas para recordar que existen?
• ¿Me gustan las cosas codificadas por colores?
• ¿Dónde tengo amplio espacio para almacenar archivos y documentos?
• ¿Otros necesitan acceso a estos documentos?

[Descarga gratuita: 22 estrategias para acabar con el desorden]

Al hacer estas preguntas, los sistemas se formarán naturalmente. Y el mejor método es uno que puede configurar, mantener y acceder cómodamente. Aquí hay algunas estrategias para que todos comiencen:

1. Piense en el pasado / presente / futuro al organizar y archivar documentos.

• PAST representa documentos que debe conservar pero no necesita acceder con regularidad. Piense en impuestos, pólizas de seguro, documentos antiguos de seguro de salud. Estos pueden almacenarse en archivadores, cajas o incluso carpetas, y almacenarse.
• PRESENTE es lo que necesita y usa AHORA. Las facturas actuales, información médica, planes de viaje entrarían en esta categoría. Estos artículos deben estar en su "propiedad principal". Archivos de escritorio en el escritorio de su oficina en casa, cestas en la encimera de su cocina o incluso un carrito rodante que puede mover de una habitación a otra.
• FUTURE consiste en documentos a los que eventualmente accederá pero no ahora (planes de viaje futuros, planes de renovación de viviendas, etc.). Almacene aquellos donde sean fácilmente accesibles. Me gusta crear carpetas con fundas de plástico transparente para guardar mis futuros materiales.

2. Usa tu espacio aéreo.
Es, literalmente, mi forma favorita de organizar documentos. Cuelgue los portadores de revistas o los archivos de alambre en la pared para organizar el correo y otros documentos de manera eficiente. El uso de su espacio aéreo ayuda a mantener los documentos importantes visibles y prioritarios. Etiquete los archivos colgantes para que la organización sea rápida y simple. O use su espacio de pared para crear un centro de mensajes. Use tableros magnéticos, corcho, tableros de borrado en seco, para guardar los documentos a los que necesita acceder rápidamente, mantener listas de tareas a la vista y horarios familiares fácilmente accesibles.

[Autoevaluación: ¿Su desorden y desorganización están fuera de control?]

3. En caso de duda, deséchelo.
Soy un poco insensible cuando se trata de esto. Pero antes de que CUALQUIER papel entre en mi casa, se clasifica por la papelera de reciclaje o la trituradora. La mayoría del papel no es personal, así que no lo trate como tal. Haga cortes duros y elimine lo que no necesita antes de que ocupe espacio en su hogar.

4. Vaya sin papel tanto como pueda.
Pague sus facturas en línea, escanee recibos e inscríbase en un programa de aplicación móvil que almacenará todos sus registros médicos. Cree carpetas en su computadora de la misma manera que lo haría con su archivador. De todos modos, puede pensar en reducir la entrada de papel que eliminará el estrés y lo abrumará.

5. Uno adentro, uno afuera.
Esta regla se aplica a TODO lo que poseemos (sí, incluso papel), especialmente si vivimos en espacios pequeños. Blylynebeth, mencionaste una pila detallada de cosas que van desde tu cocina hasta la sala de estar y una bolsa de papel. Una mujer sabia dijo una vez que el desorden se retrasa en la toma de decisiones. Me gustaría dar un paso más y preguntar si tienes espacio para todo lo que quieres conservar. Y si es así, ¿todo tiene un hogar específico para que sepa a dónde va todo? Una vez que designamos hogares para todas nuestras cosas, naturalmente se mantiene el mantenimiento de nuestros sistemas de organización.

[ADDitude Editors Share: ¡Los productos que amamos!]

* BOSTONMOM, también preguntaste sobre ideas para crear sistemas de tareas para tu hijo de 5to grado. Mira la columna que escribí sobre este tema exacto aquí. Y si quieres aún más información, dirígete a mi sitio web en orderoochaos.com.

---

El gurú de la organización Leslie Josel, de Order Out of Chaos, responderá preguntas de ADDitude lectores sobre todo, desde el desorden de papel hasta los dormitorios en zonas de desastre y desde dominar las listas de tareas hasta llegar a tiempo cada vez.

¡Envíe sus preguntas aquí!

Actualizado el 20 de septiembre de 2018