Los archivadores no funcionan para las mentes con TDAH: ayuda para los apiladores de papel

El papel es un hábito difícil de romper

La nuestra es una sociedad basada en papel.

La dependencia del papel comienza con los certificados de nacimiento y las tarjetas del Seguro Social. En poco tiempo, los niños se convierten en productores de papel. Desde preciosos pavos con huellas de manos hasta boletas de calificaciones, traen a casa tanto papel que es desgarrador desechar. Algunos los guardas como recuerdos; algunos los guarda por un tiempo para recordarle un elemento de acción, como un próximo viaje de campo o proyecto.

Cuando me di cuenta de que nunca lo sería sin papel, Cambié mi objetivo de eliminar todo el papel a tener menos.

Cómo comienza la pila de papel

La mayoría de las personas procesan el papel de dos formas. Las pilas de papel suelen ser las primeras. Comienza con una pequeña pila de correo en la encimera de la cocina. Elementos que necesita conciliar o pagar. No archiva estos elementos porque necesitan una acción, por lo que los deja a la vista.

Solo las cosas no se hacen y reúnen amigos de papel. Papeles para completar, reembolsos para enviar, cupones para usar y correspondencia para leer. El último papel para apilar es el

listas de tareas pendientes, recordatorios para usted mismo y notas garabateadas en sobres para que "no se olvide". Todos tenemos estas pilas. Los dejamos ir hasta que no podemos soportarlo más. Luego nos sentamos y procesamos todo lo que podemos hasta que las cosas sean más manejables nuevamente.

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La segunda forma de administrar el papel es archivarlo. Solo he conocido a un puñado de personas que utilizan y mantienen de forma eficaz un sistema de archivo en el hogar. El resto de nosotros estamos condenados. Para mí, una vez que se archiva el papel, se olvida. Archivamos papeles porque los tenemos y nos preocupa que los necesitemos algún día. En la mayoría de los casos, no lo haremos.

Cómo organizar el papeleo

Paso 1: Reconozca que necesita papeles activos (pilas) y de referencia (archivo)

El papel llegó para quedarse, pero no todo el papel se crea por igual. Comprender la diferencia entre papel activo y papel de referencia facilitará la gestión.

[Lea esto a continuación: ¿Debería purgar todo este papel?]

Paso 2: cree carpetas de papel de referencia

Dado que el 85 por ciento de la contenidos en nuestros archivadores podría ser triturado o reciclado, comencemos por ahí. Revise de cinco a diez archivos cada noche y deséchelos tanto como sea posible.

El documento de referencia es el más fácil de procesar porque la acción que debía tomarse ya se ha realizado. Compraste la tostadora, este es el manual. Hiciste cambiar el aceite del auto, este es el recibo. Llevaste a tu perro al veterinario, esta es la factura.

Casi todo su papel de referencia se puede triturar o reciclar. En la categoría de papel de referencia, puede acercarse al papel sin papel si lo desea. Luego puede digitalizar lo que queda o hacer carpetas.

Una vez que he seleccionado todo lo que puedo, pongo el papel que queda en carpetas. Las carpetas son fáciles de actualizar, fáciles de compartir con un cónyuge o cuidador de la casa y fáciles de llevar a un médico, abogado, reunión escolar o con usted en caso de evacuación. La portabilidad y la facilidad de uso son fundamentales. Sin embargo, si usted y su familia son buenos para mantener y recuperar archivos digitales, es posible que desee digitalizar los documentos que le quedan.

Paso 3: cree un activo sistema de gestión de papel para las pilas de su encimera de cocina

En lugar de esperar que completará las tareas de la pila y eliminará la pila, acepte los recordatorios físicos de las tareas rutinarias.

La clave para hacer que un sistema activo de administración de papel funcione es reservar un día y una hora específicos para trabajar en su trabajo. Haga su clasificación el mismo día cada semana y posponga las tareas que no puede completar hasta su próxima sesión.

Al igual que la ropa, los platos y la limpieza de la casa, su pila de papel activa debe administrarse cada semana. Un sistema de administración de papel semanal (y la clasificación de sus archivos en algunas carpetas seleccionadas) reducirá la ansiedad por el papel y aligerará su carga.

Cómo organizar el papeleo: próximos pasos

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Lisa Woodruff es la fundadora y directora ejecutiva de Organizar 365. Es maestra, organizadora profesional, podcaster, oradora motivacional y experta en productividad. El nuevo libro de Lisa es La solución de papel.(#Comisiones obtenidas)

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Actualizado el 19 de octubre de 2020