Facturas, Facturas, Facturas: Cómo contrarrestar el desorden de papel

Al igual que muchos de mis clientes con trastorno por déficit de atención con hiperactividad (TDAH), Sheila parece que no puede organizarse y mantenerse al día con ella. desorden de papel en casa y en el trabajo.

OK, eso es decir suavemente; su departamento es una caja de entrada gigante, llena de cartas, artículos, facturas y recibos.

"Aquí está la cosa", dice Sheila. "Si recorto un artículo interesante de una revista, y todos ellos son interesantes para mí, o si recibo una tentadora solicitud de tarjeta de crédito, está aquí para quedarse. No puedo actuar de inmediato, así que lo dejé a un lado, para tenerlo cuando descubra qué hacer con él ".

Cada mes, el hogar promedio de los EE. UU. Recibe 80 piezas de correo basura, tres revistas, seis catálogos y 10 solicitudes de tarjetas de crédito. Y eso es solo correo postal. Cuando agrega recibos, artículos recortados de revistas y recibos de cajeros automáticos, no es de extrañar que los montones de papel sean tan comunes en nuestros hogares como los muebles (y a veces son los muebles).

Barbara Hemphill, una adulta con TDAH y autora de Domando al tigre de papel, resume el problema de esta manera: “Las pilas representan decisiones no hechas. Es difícil concentrarse lo suficiente como para tomar una decisión sobre cada hoja de papel. Y si es necesario archivar un documento, alguien con TDAH puede pensar en 17 formas diferentes de archivarlo. Luego está el hecho de que la gestión del papel es aburrida. Nuestras mentes se desvían de la tarea.

[El ataque de las pilas de papel!]

Tal vez los niños de nuestros hijos tengan su material de lectura almacenado en una nanocomputadora del tamaño de un ombligo. Por ahora, estamos atrapados con el papel.

Los documentos representan acciones

¿Cuál es la solución a su problema de papel? Deje de tratar cada pedazo de papel en su hogar como algo sin vida. En cambio, vea cada uno como una acción a tomar.

Digamos que estás excavando debajo de pilas de papel. Ordenar todo en tres categorías. Los papeles de "tirar" se descartan. Los documentos de "archivo" se archivan. Los documentos que requieren una acción más matizada van a su pila de "Acción"; Estoy hablando de cualquier cosa que requiera una llamada telefónica o un correo electrónico, que debe entregarse a alguien de lo contrario, eso requiere un fax, una firma, un proyecto en curso, etc.

Ordene rápidamente y no se preocupe por sus decisiones. Pídale a un amigo o familiar que sea su “doble cuerpo”, trabajando junto a usted y reflejando sus acciones. O, como Sheila, puede contratar a un organizador profesional.

Recientemente, pasé cuatro horas ayudando a Sheila a ordenar sus papeles. No tuvo problemas para averiguar qué documentos eran Lanzar, Archivo o Acción. El único desafío era descubrir qué hacer con los papeles que terminaron en la pila de Acción. Bueno, como le dije a Sheila, también tengo un sistema para eso. Se llama Paper-Action-Next Encounter, o PANEC.

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Abordar tu pila de "acción"

La idea de PANEC es tomar cada pedazo de papel en la pila de Acción y escribir en él la próxima acción que se necesita. No es la acción final, o todas las acciones a tomar. Solo la siguiente acción, descrita con palabras y frases llamativas. Mueva cada documento de Acción anotado a un lugar que cree que le indicará que realmente complete la acción.

Como la mayoría de mis clientes, Sheila consiguió PANEC de inmediato. En una página arrancada de un catálogo, ella escribió "Ordenar antes del 1 de junio". En una oferta de tarjeta de crédito, escribió "Aplicar o morir". Puso los dos papeles en su escritorio, porque allí es donde se ocupa de los asuntos financieros. ocupaciones. Cupones de supermercado? Los pegó con cinta adhesiva al refrigerador. Ella escribió "Give to Bobby" en un artículo sobre autos híbridos, y luego lo metió en la zapatilla de deporte de su hijo (el único lugar donde seguramente lo verá). Y grabó una solicitud que necesita completar en el espejo de su baño, así que la verá cada mañana hasta que esté lista.

Sheila toma alrededor de 20 documentos de acción a la vez y los distribuye por la casa a sus ubicaciones de Next Encounter. Ella dice que eso hace que el proceso sea menos monótono y la ayuda a disipar la energía acumulada. Es posible que prefiera hacer las cosas un poco diferente. Está bien, siempre y cuando mantengas la idea básica.

PANEC funciona para personas con TDAH porque reduce la incertidumbre sobre qué hacer con cada trabajo. Todo es Toss, File o Action. Solo asegúrese de no hacer un ciclo de papeles sin fin. Si mueve un documento más de dos veces, su frase de llamado a la acción probablemente no sea lo suficientemente específica, o tal vez necesite más información para decidir qué acción tomar.

Dependiendo de cuántos documentos tenga, la excavación puede llevar una mañana o varios días. Una vez que su sistema de manejo de papel esté en su lugar, puede mantener el desorden de papel al mínimo. ¡Qué dulce alivio!

[Una oficina limpia en 120 minutos (¡o menos!)]

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Organícese: presentación "emocional"

¿Pegar un pedazo de papel en una carpeta, anotar un nombre en la pestaña y ponerlo fuera de la vista? Acéptalo, la presentación es tan aburrida que probablemente harás casi cualquier cosa para evitarlo. Cuando archivas algo, es posible que tengas problemas para recuperarlo más adelante. ¿Archivó el título de su automóvil en Automóvil? ¿Auto? Ford Taurus? ¡Qué pesadilla!

Es mejor dejar que su sistema de archivo refleje cómo recuerda las cosas. "Nunca olvido que los registros de vacunación de mis hijos están archivados en" SHOTS ", dice mi cliente, Marcia. "Solía ​​ponerlos bajo" SALUD "o el nombre de cada niño, pero" SHOTS "lo dice todo". Archivó el título de su automóvil propenso a averías bajo "LEMON".

También puedes intentar usar Software de tigre de papel. Le permite crear varias palabras clave para cada archivo, por lo que no es necesario recordar una palabra específica.

Independientemente del sistema de archivo que utilice, no sea un "infomaníaco". Imponga límites a lo que ahorra.

Actualizado el 8 de marzo de 2019